Ta fram en vision

Gör en noggrann kartläggning av alla intressenter som kan vara relevanta för arbetet med att skapa en åldersvänlig kommun. Det kan inkludera äldre invånare, anhöriga och vårdgivare, lokala föreningar och organisationer, näringslivet, skolor och frivilligorganisationer.

Genomför även en sk "stakeholder-analys" för att bedöma intressenternas makt, inflytande och intresse för åldersvänlighet. Detta kan hjälpa till att prioritera vilka behovsägare som är mest relevanta att engagera sig med och vilka som kan ha störst påverkan på arbetet.

Genomför intervjuer eller fokusgrupper med representanter från olika intressentgrupper för att få en djupare förståelse för deras behov, önskemål och utmaningar när det gäller åldersvänlighet. Detta kan bidra till att identifiera vilka som är de viktigaste behovsägarna.

Arrangera möten, workshops eller samråd där olika intressenter bjuds in att delta och ge sina synpunkter på åldersvänlighet i kommunen. Detta kan bidra till att involvera visionsägarna direkt i processen och skapa en känsla av delaktighet och ägarskap.

Sammanställ och och analysera all information som samlats in från intressenterna för att identifiera gemensamma mönster, behov och prioriteringar. Detta kan hjälpa till att forma strategier och åtgärdsplaner som är mer anpassade till de verkliga behoven i samhället.

Olika stora verksamheter med olikheter i organisationen kräver olika omfattning på aktiviteterna. En mindre kommun med en liten förvaltning med få medarbetare eller en stor organisation med hundratals behöver olika hantering.

Det viktiga är att inkludera och motivera tillräckligt många personer att delta i workshopparna eller fokusgrupperna för att få en representativ bild av verksamhetens vision.

Det underlättar också att hitta former på aktiviteterna som passar organisationens och individers scheman och möjligheter. I vissa fall kan du samla flera grupper till ett lite längre tillfälle. I andra fall behöver du hålla separata och korta tillfällen med färre deltagare.

Se till att val av lokal och format på aktivitet främjar tillgänglighet och inkludering.

Förutom att kommunicera fördelarna med en åldersvänlig kommun på bred front i organisationen, fråga om idéer och tankar och informera om progress och utmaningar, kan du bjuda in till samskapande.

Det kan du göra genom att exempelvis hålla anpassade visionsarbetes-workshops med både förvaltningar, nämnder och kommunledning.

Workshopparna kan med fördel delas upp på två och innehålla en inspirationsdel för att öka förståelse och väcka tankar och ett arbetspass där deltagarna får arbeta fram sin verksamhets egen vision av åldersvänlig kommun.
Läs mer om hur du gör under "Utforma Vision".

Det är förutom kommunorganisationen viktigt att involvera individer, lokala föreningar, företag och andra organisationer i visionsprocessen.

Samskapande kan såklart ske i hur stor omfattning som helst men ett smidigt sätt (för kommunen) är att skicka ut den på formell remiss innan den antas formellt.

Då skickar kommunen ut ett formellt remissbrev till lokala föreningar, företag, och andra organisationer. I brevet bör det framgå varför deras feedback är viktig, vad visionen innebär, och hur de kan lämna sina synpunkter.

Ange även tydliga tidsramar för när feedback ska lämnas och ge vägledning om vilka delar av visionen de bör fokusera på i sin respons.

Samla sedan in och analysera all feedback från remissrundan. och identifiera gemensamma teman och justera visionen vid behov.

För att göra visionen tillgänglig för allmänheten kan du exempelvis göra följande:

• Dela ett första utkast till visionen med de intressenter som varit med och samskapat den. Be om specifik feedback på olika delar av visionen och hur väl den reflekterar deras bidrag och önskemål. Justera därefter utkastet.
• Publicera visionen på kommunens webbplats, sociala medier och i lokala tidningar.
• Skicka ut pressmeddelanden och anordna informationsmöten där visionen presenteras och förklaras.
• Arrangera workshops och fokusgrupper där olika intressenter kan diskutera visionen i detalj och ge sina synpunkter i en strukturerad miljö.
• Hålla möten med nyckelpartners, såsom lokala företag och föreningar, för att diskutera hur visionen kan implementeras och vilka roller de kan spela.
• Etablera en permanent kommunikationskanal, såsom en rådgivande grupp eller ett forum, där intressenterna kan fortsätta att ge feedback och engagera sig i visionsarbetet.
  

Ett bra sätt för att samskapa visionen är att hålla gruppaktiviteter som workshops och fokusgrupper. Det är metoder som främjar kreativitet och innovation. När deltagarna får möjlighet att samarbeta och brainstorma tillsammans kan nya och oväntade idéer dyka upp.

Visionsaktiviteten kan med fördel delas upp i två delar. Först en inspirationsdel för att öka förståelse och väcka tankar och därefter ett arbetspass. I arbetspasset kan deltagarna tillsammans arbeta fram sin organisations egen vision av åldersvänlig kommun utifrån äldres behov. De i kan arbetspasset även få en tydligare bild av sitt nuläge och vägen mot visionen.

Före aktiviteten:
Ett sätt att att ge deltagarna chans att sätta sig in i vad Åldersvänlig kommun handlar om är att skicka ut informationsmaterial före aktiviteten Den bör även innehålla definitionen av en åldersvänlig kommun, dess fördelar och exempel på framgångsrika implementeringar i andra kommuner.

Kommunicera tydligt syftet med workshopen och vad du hoppas uppnå med deltagarnas bidrag.

När du väl håller aktiviteten:
Sätt tydliga mål och förväntningar för vad deltagarna ska uppnå under workshopen.

Börja med en kort presentation som förklarar konceptet åldersvänlig kommun, varför det är viktigt och hur det påverkar både individer och samhället som helhet. Vad händer om kommunen inte ställer om till att bli åldersvänlig?

Ge konkreta exempel på vad en åldersvänlig kommun kan innebära, t.ex. förbättrade offentliga transportmedel, tillgängliga bostäder, eller fler sociala aktiviteter för äldre.

Använd visuella hjälpmedel som kartor, bilder och scheman för att illustrera koncept och idéer.

Dela personliga berättelser eller vittnesmål från äldre personer som har upplevt fördelarna med en åldersvänlig kommun. Detta kan skapa en emotionell koppling och öka motivationen.

Låt deltagarna rainstorma i smågrupper om vad en åldersvänlig kommun innebär för dem.

Ge utrymme för frågor och svar så att deltagarna kan få klarhet i eventuella osäkerheter eller missförstånd.

Ett bra sätt att enas i samskapande är att utgå från äldres och anhörigas behov. En riktigt bra metod för att få del av behoven hade varit att få tid att umgås med dagens seniorer och ta del av deras upplevelse av att bo och leva i kommunen. Men för att deltagarna snabbt ska kunna sätta sig in i en äldre persons liv och perspektiv kan det en bra idé att utgå från en senior persona, dvs en fiktiv person. Den går fint att samskapa.

Och eftersom det är en vision som ska skapas så behöver det sättas tidsramar som gäller för att nå visionen, ex 5,10 eller 15 år. Det behövs ju tid för att ställa om en verksamhet.

Det är alltså viktigt att föreställa sig att senioren ska leva i framtiden eftersom visionen inte handlar om idag utan om de specifika behov, önskemål och utmaningar som framtidens seniorer kan ha när visionen gäller.

Så hur ser intressenten på framtidens seniora medborgare? Vilka är seniorer om exempelvis 10 år? Vad förväntar de sig och behöver från kommunen och andra aktörer? Hur vill de vara delaktiga i samhället? Hur håller de kontakten med nära och kära? Vilken typ av teknik använder de? Vad kommer att vara utmanande? Vad kommer att vara kul?

Hur vill workshopdeltagarna att personans behov och förväntningar möts i en framtidsvision? Hur ska personan uppleva organisationens lösningar och tjänster?

Med hjälp av denna personan kan deltagarna reflektera kring hur de som individ eller organisation vill bidra till en framtida upplevelse av en åldersvänlig kommun.

När deltagarna har skapat sin framtidsbild av seniorer och hur de i sina egna roller kan möta framtida seniorers behov är det dags att "resa tillbaka i tiden". Workshopdeltagarna kan nu reflektera över hur dessa dessa fiktiva framtida seniorers upplevelse av dagens lösningar tros vara.

Ett sätt att underlätta för intressenterna att skapa sig en bild av vägen mot visionen är att utgå från metoden "Önskat läge".

Hur stort är glappet mellan dagens upplevelse av organisationen och framtidens önskade upplevelse av organisationen?

I nästa steg kan deltagarna reflektera kring hur detta glapp skulle kunna överbyggas.

• Vad ska göras mer av och vad ska göras mindre av?
• Vilka förutsättningar saknas och vilka finns på plats redan idag?

På så vis har ett första utkast till vägen mot visionen skapats.

När intressenterna har fått förståelse för åldersvänligkommun och målgruppen äldre och skapat en tanke om hur de skulle kunna kan bidra är det dags att skapa själva visionen tillsammans. En bra vision uppfyller följande aspekter:

Målar upp en framtid att längta efter:
En bra vision skapar en levande bild av framtiden, något att sträva mot som känns både spännande och utmanande. Den är en beskrivning som både individer och grupper kan samlas kring och engagera sig i, även om det kräver tid och ansträngning.

Talar till hjärtat:
En effektiv vision fångar både långsiktiga och kortsiktiga intressen hos människor. Den är attraktiv och realistisk, med mål som känns uppnåeliga.

Sätter realistiska mål:
Visionen är både inspirerande och möjlig att nå. Den kopplar till verkligheten och syftet, med mål som gärna är mätbara för att visa framsteg.

Styr besluten:
En tydlig vision hjälper till att guida beslutsfattandet och prioritera rätt. Den fungerar som en kompass som håller oss på rätt kurs och undviker onödiga omvägar.

Ger frihet och ansvar:
Visionen är bred och strategisk, men tillräckligt flexibel för att ge utrymme för individuella initiativ. Den kopplar samman organisationens uppdrag med målen utan att vara för begränsande.

Enkel att dela:
En bra vision är kort, konkret och lätt att förmedla. Den är en tydlig målbild och ett rättesnöre som hela organisationen kan följa och inspireras av.

Genom att systematiskt samla in, analysera och integrera materialet från olika visionsworkshoppar och fokusgrupper kan du skapa en gemensam, inkluderande och välförankrad vision om en åldersvänlig kommun. Du får en samlad framtidsbild som återspeglar förväntningarna hos alla deltagande intressenter.

Därför är det viktigt att samla in alla anteckningar, idéer, feedback och inspel från de olika workshopparna och fokusgrupperna.

För att analysera går du igenom och grupperar materialet efter idéer, önskemål eller teman, t.ex. transport, hälsa, socialt engagemang, boende, etc.

Utifrån de identifierade teman och mönstren kan du skapa ett första utkast till visionen som integrerar de olika perspektiven och prioriteringarna från intressenterna.